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企业档案管理系统

企业档案管理系统

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详细先容

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创新:

企业档案管理系统



为保证企业文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本管理系统。


一、总则范围系统

1、企业经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

2、会议文件,包括本企业重要会议形成的文件、纪要、决定等。

3、企业的请示与上级批复文件。

4、企业各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告。

5、企业成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料。

6、企业制定的章程、制度等文件材料。

7、企业营业执照、税务登记证等重要文件。

8、企业生产经营活等相关资料文件。


二、档案保管系统

1、企业各类文件应由总经理办公室安排专人保管。

2、保管人员需根据文件内容及其历史关系,合并整理,分类保存。

3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理后归档。

4、库藏文档要定期核对,做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。


三、档案整理归档与生产基地档案系统

1、基地档案须记录生产基地负责人、种植面积、种植区编号、种植情况(播种、种子数量、前茬茬口、定植期等)。

2、基地用药情况的记录:记录田间生长期间分次发生的病虫害名称,防治药剂名称、剂型、用药数量、用药方法和时间以及农药的进货渠道等;在对田间土壤、育苗营养土、营养钵、种子等进行消毒处理时,也应记载相应的用药情况,并记录此次作业活动的实施人和责任人。

3、田间用肥情况的记录:记录田间生长期间分次所用肥料(包括基肥、叶面肥、植物生长调节剂等)的名称、用肥数量、用肥方法和用肥时间,以及肥料进货渠道等,并记录此次作业活动的实施人和责任人。

4、采收情况的记录:记录产品分期分批采收时间、采收数量的情况。

5、产品检测记录:每批产品上市前都应进行自检或委托检测,确保产品质量,并作好记录,备查。

6、田间档案必须记录完整、真实、正确、清晰。田间档案应有专人负责记录管理,保存五年。


四、档案借阅系统

1、借阅档案必须先办理借阅手续,登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。

2、借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改。

3、借出的档案要注意保密,不得将档案带入私人场所,不得让无关人员翻阅。

4、借阅的档案应如期归还,如因工作需要到期不能归还者,要说明情况,办理续借手续。

5、归还档案时,由档案保管人员当面查点清楚,并在《档案借阅审批表》上及时注销。

6、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料,必须经企业领导批准,否则一律不准借阅、抄录、复印。


五、档案销毁系统

经确定需销毁的档案,由档案保管人员编造销毁清册,经企业领导及有关人员会审批准后销毁。


六、档案保密系统

1、档案保管人员要严守保密,档案存放要单独设锁,无关人员不准接触。

2、不得传播、议论有关机密问题。

3、档案资料不准带到公共场所。


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